Om man jobbar med projektwebbplatser i SharePoint vill man ofta bjuda in kunder och/eller underleverantörer så att de enkelt kan ta del av projektplan och dokument. Har ni SharePoint on-prem kostar detta en förmögenhet, men med Office 365 är det helt gratis att bjuda in externa personer. Men det finns förstås en hake...

Med en projekt-webbplats i SharePoint kan man bjuda in alla som är inblandade i projektet oavsett om de är anställda, kunder eller underleverantörer. Det här är förstås otroligt praktiskt om man vill låta alla ta del av dokument, kalender, projektplan, OneNote-anteckningar, epost och annat som är relevant för projektet.

När de väl är medlemmar på webbplatsen kan de delas in i olika behörighetsgrupper. Man kan till exempel ha en egen behörighetsgrupp för kunder, och därmed bestämma vad de får se - och inte minst vad de inte får se!

Externa personer bjuds enklast in genom att man klickar på länken Dela i övre högra hörnet av webbplatsen. Ange personens epost-adress. En liten varning dyker upp om att denna användare är extern, men sedan är det bara att dela.

De som bjudits in får ett mail med en länk till webbplatsen. De klickar på den för att logga in - och här kommer då haken. De måste ha något sorts Microsoft-konto för att göra detta.

Ett Office365-konto går förstås utmärkt. Om de alltså arbetar för en organisation som har Office 365 bjuds de in med sin vanliga epost-adress och loggar in med sitt vanliga Office365-lösenord.

Om de inte arbetar på en organisation som har Office 365 kan de skaffa sig ett privat Microsoft-konto och det kostar förstås ingenting.

Med underleverantörer är det alltså inte ett stort problem - det är ju ni som är kunden! Kräv helt enkelt att den elller de som är underleverantörer skaffar sig ett Microsoft-konto för att kunna ta del av dokument och projektplan. Kanske underlättar det om ni ger dem några enkla instruktioner om hur det går till.

Värre är det med kunder, här kommer man inte så gärna och kräver saker. Om de inte tillhör en organisation med Office 365 kan ni antingen snällt be dem att skaffa ett konto eller helt enkelt själva skapa ett antal kundkonton som ni delar ut.

Döp gärna kontona till något som inte är knutet till en specifik kund så kan ni enkelt återanvända dem. Vissa kunder kanske bara ska ha åtkomst till en webbplats en kortare tid. När projektet är slut kan lösenordet bytas ut och kontot delas ut till en ny kund.

När kunden har loggat in syns användaren i webbplatsens medlemsgrupp. Behörigheter hanteras därefter precis likadant som med interna användare.