Är protokollet godkänt? Av vem? Ändringarna också?
Så gör du för att automatisera godkännandeprocessen i SharePoint
Effektivisera processen att godkänna dokument genom att använda SharePoint
Godkänna dokument i SharePoint
Bättre än mail
Att skicka protokoll med mail är visserligen bättre än att använda brevduva, men ännu bättre är att använda den automatiska godkännandehanteringen i SharePoint. Alla redigerar eventuella ändringar i ett och samma dokument istället för att en massa kopior skapas med bifogade filer, och ni får automatiska påminnelser om någon är sen med att godkänna. Man kan enkelt se vem som har godkänt, vem som har avvisat och vem som ännu inte fått ändan ur vagnen.
Starta en godkännandeprocess
Som vanligt klickar man på de tre punkterna till höger om dokumenten, klickar på nästa tre punkter och väljer Arbetsflöden. Här måste administratören ha lagt in ett godkännandeflöde. I så fall är det bara att klicka på det och sedan ange vilka som ska godkänna. Man kan ha parallella flöden, t.ex. när protokoll ska justeras, eller seriella flöden om det är en hierarki av chefer som ska godkänna på olika nivåer. Man anger också hur många dagar/veckor/månader alla har på sig att godkänna innan de anses vara försenade och påminnelserna börjar hagla.
Automatiska godkännandeprocesser
Man kan också lägga in automatiska processer och koppla dem till specifika mallar – t.ex. alla protokoll skickas automatiskt till Lisa och Viktor för godkännande, eller alla avtal måste alltid godkännas av säljchefen.
Och hur går processen till?
Alla som ska godkänna får ett mail med en länk till dokumentet som ska godkännas så att de kan läsa det. Ovanför dokumentet finns en knapp som leder till en ruta där man kan godkänna, avvisa eller komma med ändringsförslag. Allt samlas på samma dokument.
Om den som startade hela processen vill se hur det ligger till är det bara att klicka på en länk i dokumentbiblioteket så ser man direkt vem som står i tur att godkänna. Men egentligen är det inte nödvändigt, när processen är klar får man ett mail om att det godkänts eller avvisats, och om någon är försenad får man ett mail om det också.
Och om processen hos er är mer komplicerad än så?
Man kan skräddarsy processer runt godkännande och publicering. Kontakta oss så berättar vi gärna mer!