Det finns flera aspekter att tänka på när man går över till aktivitetsbaserat kontor. Här är några krav användarna bör kunna ställa på sin IT-miljö och en beskrivning av hur Office 365 möter de kraven.

Vad innebär konceptet aktivitetsbaserat kontor?

Aktivitetsbaserat kontor (även kallat A2) innebär att medarbetarna inte har egna skrivbord, utan väljer plats utifrån behov och uppgift – om man vill ha liv och rörelse, möten med en eller många, jobba ensam utan att bli störd osv. Det ska vara lika enkelt att arbeta hemifrån eller på tåget som att sitta på kontoret. 

Om verksamheten ska gå över till aktivitetsbaserat arbetssätt är molnbaserade verktyg nödvändiga för att få verksamheten att fungera. Här listas de behov som medarbetarna kommer att ha på IT-miljön och en beskrivning av hur Office 365 möter de kraven.

Verktyg för att arbeta var som helst på vilken plattform som helst

Office 365 kan användas på PC, platta och telefon. Användarna kan öppna och redigera dokument, rapportera tid, hämta upp rapporter och dokument. 

Verktyg för samarbete även om man inte är på samma plats

Digitala möten: Skype.
Via Skype kan man visa upp en PowerPoint, datorns skrivbord eller jobba med en White-board. Medlemmar slipper mötestid, och möten blir också ofta effektivare. Det blir mer självklart att börja i tid, hålla sig till ämnet etc.
Diskutera och utbyta idéer och åsikter: Yammer
Yammer är organisationens Facebook. Användarna skapar grupper för att diskutera exempelvis hur man ska marknadsföra sig mot ett visst segment, utveckling av ett nytt affärsområde, eller något mer internt som exempelvis hur man ska arbeta med miljö eller aktivitetsbaserat. Som forum för att utbyta information, idéer och åsikter, kan Yammer vara ett oöverträffat verktyg.
Samarbeta runt projekt: OneNote, Outlook Groups, Planner, SharePoint och Project
(Project kräver separat licens). Beroende på storlek på projektet och behov av rapportering och uppföljning finns hela spektrumet från att dela en anteckningsbok till ett stort projekthanteringsverktyg där man kan följa upp hela organisationens projektverksamhet och resursbeläggning.
Dela dokument och samarbeta i grupper: Outlook Groups och SharePoint
Grupperna kan dela kalender, uppgiftslista och annan information de behöver. I SharePoint finns mängder av enkla och praktiska funktioner för effektiv dokumenthantering.

Verktyg för rapportering och uppföljning.

Med Aktivitetsbaserat blir detta otroligt viktigt eftersom medarbetarna ofta inte är på plats. 
Planner: Ett superenkelt verktyg. Projektledaren skapar uppgifter som kan kategoriseras efter önskemål. Användarna anger om de är klara eller inte och kan också skriva kommentarer, bifoga filer etc. Projektledaren kan sekundsnabbt se om uppgifter är försenade, och om det är någon särskild person eller typ av uppgift som tenderar att bli försenad.
SharePoint: Här kan man skapa webbplatser för projektet. Projektledaren lägger ut  projektaktiviteterna. Medarbetarna rapporterar om de är klara och kan också fylla i kommentarer och bifoga dokument till aktiviteterna. Projektmedlemmarna kan också dela dokument, kalender, chattforum m.m Webbplatsen kan göras tillgänglig, helt eller delvis, för externa personer såsom. kunder eller underleverantörer.
Project: Ett komplett verktyg för projektplanering, uppföljning och resursbeläggning. Projektdeltagare kan rapportera via dator, platta eller telefon.
Power BI. Skapa klickbara rapporter för att se beläggning, tidrapportering, debitering, projektstatus m.m.