När man inför Office 365 måste de som är ansvariga för intern kommunikation ha en plan för hur olika typer av kommunikation ska gå till.

Många verktyg

Office 365 är en stor verktygslåda med en blandning av gamla välkända och helt nya verktyg. Mycket fokus har lagts på kommunikation och samarbete, och nya verktyg kommer hela tiden.

Vikten av Policies

Att det finns verktyg för kommunikation och samarbete är naturligtvis bra. Men det är ändå inte så enkelt som att bara sätta igång med att lära sig Office 365 och sedan använda det.

De som ansvarar för kommunikationen i organisationen måste ta ställning till vilka verktyg som ska användas eftersom det finns många verktyg som gör liknande saker. Till exempel:

• Hur delar man ut uppgifter?
• Rapporterar i projekt? 
• Förmedlar nyheter?
• Förmedlar ekonomiska rapporter?
• Distribuerar instruktionsfilmer?
• Chattar och diskuterar?

I vissa fall kan man lämna det till användaren att bestämma, men om det gäller exempelvis nyhetsuppdateringar, projektuppgifter och mötesprotokoll är det bra om det finns en sammanhållen idé.

Ta hänsyn till medarbetarna och processerna

När man skapar policies måste dels tänka på hur processerna ser ut, och även ta hänsyn till vilken sorts personer som arbetar i organisationen.

Alla kan säkert i teorin förstå vitsen med sociala funktioner, men det kommer ändå att fungera helt olika beroende på om medarbetarna är extroverta personer som gillar att  skriva om sina projekt, eller mer introverta som fokuserar på sina arbetsuppgifter och kommunicerar så lite utåt som möjligt.

När det gäller avrapportering spelar det förstås också roll om ni har små eller stora projekt, och vilken detaljnivå projektledarna behöver för att följa upp.

Nästa steg

• Skaffa dig kunskap om de olika delarna. Du behöver självklart inte kunna dem i detalj, men du behöver veta hur de fungerar och vilken typ av uppgifter och scenarion de är tänkta att lösa.
• Skapa en plan för att börja anpassa och införa. Ta en sak i taget så att användarna hänger med och hinner ta till sig varje verktyg innan det är dags att lära sig nästa.
• Glöm inte att ni måste ha en strategi för hur ni ska använda verktygen! Vissa kanske inte ska användas alls eftersom de inte passar organisationens sätt att arbeta.
• Det är otroligt viktigt att informera, entusiasmera och utbilda användarna! Det spelar ingen roll hur bra verktygen är om de inte används.
• Håll koll på nyheter, det kommer ständigt nya bra verktyg som ni redan har betalat för.