Office Support - Veckans fråga

Tips o trix i Word, Excel och resten av Office 365 från vår Office Helpdesk

Välkommen! Här publicerar vi varje vecka en intressant fråga som vi fått till vår Office användarsupport. Det gäller ofta Word, Excel, Outlook och OneDrive, men nu börjar det också dyka upp frågor om resten av Office 365 - inte minst Teams!

Klicka på en länk för att komma till frågorna som hör till respektive kategori. 

Excel Flow Forms OneDrive OneNote Outlook Planner PowerPoint SharePoint Skype for Business Staffhub Sway Teams ToDo Word

Veckans fråga: Forms och Outlook

Kan jag automatiskt få ett mail om någon fyller i ett formulär i Forms?

Visst kan du det! Det förutsätter dock att du har redigeringsbehörighet till formuläret, dvs. att det är du som har skapat det, eller att den som ahr skapat det har givit dig den behörigheten. 

  • När du är i Forms, Klicka på brödsmulemenyn (de tre punkterna) i övre högra hörnet.
  • Välj menykommandot Inställningar
  • Bocka för rutan E-postavisering om varje svar

Excel

Hur gör jag ett diagram på celler som är utspridda på olika ställen i kalkylbladet?

Diagram görs på de celler som du har markerat. Om cellerna inte hänger ihop får du göra en s.k. splittrad markering. Detta gör du med Ctrl-tangenten.

Antag att du vill göra ett diagram på celler som finns i A1:C1, A3:C3 och A5:C5. Markera då först A1:C1 på vanligt sätt. Håll sedan ner Ctrl-tangenten nedtryckt och markera A3:C3. Fortsätt att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt och markera A5:C5. Nu har du en splittrad markering och kan välja att infoga ett diagram som vanligt.

OneDrive

Hur ser jag de filer som andra har delat med mig?

Öppna din OneDrive och klicka på länken Delas til vänster i fönstret. Ovanför listan med dokument ser du nu två flikar, Delas av mig och den fliken du vill åt: Delas med mig.

Outlook

Hur ser jag om ett rum redan är bokat i mötesbokningen? 

Bjud in rummet på samma sätt som du bjuder in mötesdeltagare! Klicka sedan på knappen Schemaläggningsassistenten som du har i mötet. Där ser du tillgängligheten både för de mötesdeltagare som hör till din organisation, och för rummet. (Externa mötesdeltagares kalender visas inte eftersom du inte har tillgång till deras kalender.)

När du skapar ett nytt möte finns också en knapp Rumssökare i mötet. När den är intryckt visas rumssökaren till höger. Välj ett datum. Välj eventuellt vilket kontor du vill se (om er organisation har flera kontor). Du ser för varje timme hur många rum som är lediga. När du klickar på en tid visas de rum som är lediga.  

Jag har skickat ett mail till många mottagare. Hur får jag en lista i Excel på alla deras mailadresser?

I svaret nedan lär du dig på köpet hur du markerar allt som står i en rad i Excel, och hur du gör om text som står i en rad till att stå i en kolumn!

Få in Epost-adresserna i Excel

  • I Outlook klickar du i fältet Till där alla mailadresser står
  • Tryck Ctrl-A för att markera allt, och sedan Ctrl-C för att kopiera
  • Öppna Excel. Klicka på första cellen (A1)
  • Tryck Ctrl-V för att klistra in adresserna. Nu ligger allting i en cell

Separera Epost-adresserna så att de hamnar i varsin cell

  • Gå till Fliken Data och klicka på knappen Text till Kolumner
  • Text till kolumner
  • Välj
    • Avgränsade fält och sedan knappen Nästa

Avgränsade fält

  • Kryssa i rutan Semikolon, sedan knappen Nästa, sedan knappen Slutför

Avgränsade fält semikolon

Lägg Epost-adresserna i en kolumn istället för en rad.

  • Markera alla mailadresser: stå i cell A1, tryck in tangenterna Ctrl-Shift och tryck på höger piltangent
  • Tryck Ctrl-C för att kopiera
  • Högerklicka på cellen nedanför, alltså A2, och välj Inklistringsalternativ Transponera

Klistra in special Transponera

  • Ta bort den första raden genom att högerklicka på radnumret, alltså 1, och välj Ta Bort. (Ett alternativ är att högerklicka på A1, välja Ta bort... och sedan Hela raden).

Separera rubriken från själva mailadressen

  • Klicka på kolumnbokstaven A för att markera kolumnen
  • På fliken Data klicka återigen på knappen Text till kolumner
  • Välj
    • Avgränsade fält och sedan knappen Nästa
    • Kryssa i Annan och skriv in teckent <

Avgränsade fält Annan

  • Klicka på knappen Nästa och sedan Slutför.

Ta bort högerhaken (>) på slutet av varje mailadress

  • På Startfliken, klicka på knappen Sök och Ersätt längst till höger
  • Välj att söka efter  > och lämna Ersätt med helt blankt.
  • Klicka på Ersätt alla

Ersätt alla

KLART!

PowerPoint

Hur får jag staplarna i ett diagram att visas en i taget?

Markera diagrammet. Välj fliken Animering och klicka på den animering du vill ha. Klicka sedan på knappen Effektalternativ och välj något av alternativen Efter serier, Efter Kategori, Efter element i kategori och Efter element i serier.

Teams

Jag får felmeddelande om att kanalnamnet är upptaget i Teams. Jag kan inte se någon kanal med det namnet, så varför får jag felmeddelande? Finns kanalen i något annat Team?

Det är inga problem om samma kanalnamn finns i flera Team. Om du får felmeddelande kan det bero på att någon nyligen har tagit bort en kanal med samma namn från Teamet. Kanalen finns då kvar i ”Borttagna kanaler”, vilket gör att namnet fortfarande är upptaget. Du kan lösa det här genom att återställa en raderad kanal, byta namn på den och ta bort kanalen igen. Det tidigare namnet är då tillgängligt för användning.

Kan man dela upp ett Team i flera mindre Team? Vi har ett Team för alla som jobbar med en specifik kund. I det teamet skulle vi vilja ha undernivåer för varje projekt som vi gör för just den kunden.

Ja, detta kallas för att skapa Kanaler. Ett Team kan alltså ha en övernivå där ni diskuterar allt som rör kunden  generellt, och sedan kanaler för varje projekt. Skapa en kanal genom att klicka på de tre punkterna till höger om [Teamnamnet]>Allmänt högst upp, och välj Lägg till kanal.

Skapa kanal i Teams

Word

Hur tar fram Utvecklarfliken i Word? Jag vill lägga in kryssrutor och andra innehållskontroller, och de finns bara på Utvecklarfliken som inte visas från början.

  • Gå in i Arkiv
  • Klicka på Alternativ
  • Klicka på Anpassa menyfliksområdet
  • Bocka i Utvecklare under primära flikar

Vill du veta mer om vår support? Fyll i formuläret här!

  •