Processverktyg

Underlätta ert processarbete

Ett seriöst processarbete medför oftast stora fördelar och vinster för verksamheten genom att tydligt belysa de delar av processen som kan förbättras, förenklas eller tas bort.

 

Det generella angreppsättet vid modellering av flöden är att ställa sig fråga varför, vad, vem och hur.

VARFÖR finns verksamheten och dess processer - troligtvis för att någon stället ett krav eller har ett behov. Det första vi alltså måste göra är att identifiera intressenternas krav och behov. Detta görs i Intressent- och kravmodeller. Krav från en intressent är ofta adresserad till processernas resultat och inte till hur man når dit.

VAD skall vi göra för att tillgodose krav och behov. Här behöver vi modellera processflöden som reder ut i vilken ordning aktiviteterna kommer, vad som är delresultat och HUR varje enskild aktivitet utförs. Vad och hur besvarar med hjälp av processmodellen. När vi modellerar processer identifierar vi även vilken kompetens som behövs för att utföra varje enskild aktivitet. VEM struktureras sedan i en organisationsmodell.

Exempel

I exemplet nedan visar vi hur en process kan identifieras från början till slut.
VARFÖR
Genom en intressent- och kravmodell har vi funnit att det finns ett behov av investering samt ett krav.
 


När vi kartlägger processen så ska vi fokusera på VAD. Vad är input, vad gör vi då, vad skapas etc.
Omvänt så kan man fråga sig vad är slutresultatet av processen, vad gör vi för att åstadkomma det dvs. backa sig igenom. 
VAD
 


När vad-frågan är besvarad och hela flödet från det ursprungliga behovet till processens resultat är klar tittar vi på vilken kompetens som behövs för att utföra de olika aktiviteterna. 
VEM
 
Vem beskrivs oftast som roller men ibland även som befattningar.


HUR
 


Hur är oftast en instruktion som ska ge den anställde stöd för att utföra aktiviteten. Instruktionen kan vara en kort text på objeket eller ett länkat dokument.

För att säkerställa kvaliteten i resultatet kan även information avges vid aktivieten i ett formulär (wordmall, affärssystem eller ärendehanteringssystem)
 
Alternativt så tar man Hur före Vem. Nackdelen är att beskriva Hur före Vem är att Vem har sakkunskapen om Hur.

Den fullständiga modellen
När vi har kartlagt processen har vi svarat på varför, vad, vem och hur. Vi har då fått ett tydligt och synligt resultat, en modell. Har vi gjort det i grupp med representanter från inblandade intressenter så har vi även fått ett mervärde genom att uppnå samsyn och förankring.