Ett seriöst processarbete medför oftast stora fördelar och vinster för verksamheten genom att tydligt belysa de delar av processen som kan förbättras, förenklas eller tas bort.

Ett seriöst processarbete medför oftast stora fördelar och vinster för verksamheten genom att tydligt belysa de delar av processen som kan förbättras, förenklas eller tas bort. Det generella angreppssättet vid modellering av flöden är att ställa sig fråga varför, vad, vem och hur. Nedan visar vi exempel på hur en process kan identifieras från början till slut.

Steg 1 – Varför

Varför finns verksamheten och dess processer? Troligtvis för att någon ställer ett krav eller har ett behov. Det första vi måste göra är att identifiera intressenternas krav och behov. Genom en intressent- och kravmodell har vi funnit att det finns ett behov av investering samt ett krav. Krav från en intressent är ofta adresserad till processernas resultat och inte till hur man når dit.

I en intressentmodell sätter man någonting i fokus. Ofta är det en verksamhet men det kan också vara ett projekt, en process, ett datasystem eller någonting annat som man belysa. De som har intresse av det man satt i fokus är intressenter. Med intresse avses att ge eller få information eller att ge eller att ta emot en produkt/tjänst.

Kravmodellens syfte är att visa relationen mellan olika intressenter eller en intressents relation till en process, projekt eller applikation.

Steg 2 – Vad

När vi kartlägger processen så ska vi fokusera på ”Vad”. Vad är input, vad gör vi då, vad skapas etc. Omvänt så kan man fråga sig vad slutresultatet av processen är. Vad gör vi för att åstadkomma det? Det vill säga, gå bakåt.

”Vad” och ”hur” besvaras med hjälp av processmodellen. När frågan ”vad” är besvarad och hela flödet är klart tittar vi på vilken kompetens som behövs för att utföra de olika aktiviteterna.

Processmodellen är den vanligaste modellen för att beskriva arbetsflöden. De gröna objekten är aktiviteter som utförs av roller. Efter varje aktivitet visar vi vad som är det förväntade resultatet efter att aktiviteten är avslutad, vilket oftast är input till efterföljande aktivitet. Genom att visualisera dessa objekt, som vi kallar Affärsobjekt, säkerställer vi att det är samma output som input mellan två aktiviteter. Vi säkerställer att alla resultat tas om hand, i denna eller andra processer, vilket är lätt att missa om man bara kartlägger aktiviteterna.

Steg 3 – Vem

”Vem” beskrivs oftast som roller men ibland även som befattningar. Vem struktureras i en organisationsmodell. I en övergripande organisationsmodell framgår avdelningar/enheter. En avdelning/enhet kan detaljeras i en modell där befattningar, roller och bemanningen framgår.

Steg 4 – Hur

”Hur” är oftast en instruktion som ska ge den anställde stöd för att utföra aktiviteten. Instruktionen kan vara en kort text på objektet eller ett länkat dokument. För att säkerställa kvaliteten i resultatet kan även information avges vid aktiviteten i ett formulär (wordmall, affärssystem eller ärendehanteringssystem.

Alternativt tar man ”Hur” före ”Vem”. Nackdelen med att beskriva ”Hur” före ”Vem” är att Vem har sakkunskapen om Hur.

Den fullständiga modellen

När vi har kartlagt processen har vi svarat på varför, vad, vem och hur. Vi har då fått ett tydligt och synligt resultat, en modell. Har vi gjort det i grupp med representanter från inblandade intressenter så har vi även fått ett mervärde genom att uppnå samsyn och förankring.

Vill du veta mer om processverktyg?

KONTAKTA OSS