Alla projekt mår bra av struktur, oavsett om du arbetar i en stor organisation eller driver ett litet projekt på egen hand. Den här kursen ger dig praktiska verktyg och metoder för att planera, dokumentera och följa upp dina projekt på ett professionellt sätt.

Du lär dig hur du skapar tydliga aktivitetsplaner, fördelar resurser och jämför plan med verkligt utfall och allt detta oberoende av vilket IT-stöd din organisation använder.

Utbildningsmål

Efter kursen ska du självständigt kunna strukturera och dokumentera ett projekt på aktivitets- och resursnivå, oberoende av vilket IT-stöd din organisation använder. Du ska kunna skapa en realistisk tidsplan och resursplan, följa upp projektet mot plan samt kommunicera avvikelser till rätt intressenter.

Målgrupp

Kursen vänder sig till såväl erfarna projektledare som till dig som är ny inom projektområdet. Deltagarna kommer från olika typer av organisationer och branscher. Alla som leder eller deltar i projekt har nytta av att kunna strukturera och följa upp sitt arbete på ett systematiskt sätt.

Förkunskaper

Inga förkunskaper i något specifikt verktyg krävs. Grundläggande datorvana förutsätts.

Nästa steg

Fördjupning i ett specifikt projektverktyg (t.ex. MS Project, Planner eller Asana), eller någon av Lexicons kurser inom ledarskap och kommunikation för projektledare.

Innehåll

Dag 1

• Introduktion och orientering
• Vad är projektdokumentation och varför är det viktigt?
  Översikt av vanliga verktyg (MS Project, Excel, ProjectLibre, Planner, Asana m.fl.)
• Hur väljer man rätt verktyg för sin organisation?

Projektets grundstruktur

• Work Breakdown Structure (WBS) – att bryta ner ett projekt i hanterbara delar
• Milstolpar, faser och aktiviteter
• Beroenden mellan aktiviteter (logik i planen)
• Övning: Bygg en WBS för ett eget eller fiktivt projekt

Tidsplanering

• Gantt-schemat – principer och uppbyggnad
• Estimering av tid och varaktighet
• Kritisk linje – vad styr projektets sluttid?
• Övning: Skapa en Gantt-plan i valfritt verktyg (Excel-mall tillhandahålls)

Resurser och budget

• Definiera och tilldela resurser (människor, utrustning, kostnader)
• Resursbelastning – hur ser arbetsfördelningen ut?
• Från aktivitetsplan till budgetunderlag
• Övning: Koppla resurser till aktiviteter och beräkna enkel budget

Sammanfattningsövning dag 1

• Deltagarna dokumenterar ett samlat projektexempel från grunden
• Gemensam genomgång och diskussion

Dag 2

• Repetition och frågor från dag 1
• Uppföljning och statusrapportering
• Registrera faktiskt utfall mot plan (tid och kostnad)
• Beräkna färdigställandegrad
• Earned Value Management (EVM) – grundläggande principer
• Avvikelseanalys: vad gör vi när planen inte stämmer?
• Övning: Uppdatera en projektplan med verkligt utfall och analysera avvikelser

Simulering och scenarioanalys

• Vad händer om...? – att testa alternativa scenarier i planen
• Hantera förseningar och resursbrist
• Övning: Scenariojämförelse – hur påverkar en resursändring slutdatumet?

Kommunikation och rapportering

• Vem behöver vad? – anpassa rapportering till olika intressenter
• Projektstatusrapport – vad bör den innehålla?
• Visuell kommunikation av projektläget (dashboard-tänk)
• Övning: Skapa en enkel statusrapport för ditt projektexempel

Program och multiprojekt

• Att hantera flera projekt parallellt
• Konsolidering av information från delprojekt
• Resurspool i en multiprojektmiljö

Avslutning

• Checklista: vad bör alltid dokumenteras i ett projekt?
• Välj ditt verktyg – individuell handlingsplan
• Kursutvärdering och frågor