1. SYFTE/AFFÄRSMÅL
Definiera ett tydligt syfte/affärsmål med Office365? Är det ett steg i er digitalisering? Vill ni ha ökad medarbetarnöjdhet? Ökad produktivitet? Minskade kostnader? …
Kommunicera affärsmålet tydligt i organisationen.

2. OFFICE 365 = BETEENDEFÖRÄNDRING
Ha i åtanke att Office 365 är inte bara en ny Officeversion, utan en omfattande samarbetsplattform. Det handlar inte främst om att lära sig tekniken, det innebär ett nytt sätt att arbeta. Beteendeförändring är en process som tar tid och kräver kontinuerligt utvecklingsarbete.

3. KARTLÄGGNING
Gör en kartläggning av organisationen. Hur ser dina olika avdelning/enheters/arbetsgruppers arbetsprocesser ut? Vad är era behov? Hur ser den digitala mognaden ut och hur ser det befintliga arbetssättet ut? Först när dessa frågor är kartlagda kan ni matcha behoven mot verktyg i Office 365.

4. MÄNNISKAN I FOKUS
Utgå från människan, användarnas behov och hur programmen kan stödja arbetssättet. Utgå inte från de tekniska applikationerna. Vad är det som motiverar personalen att arbeta på ett nytt sätt? Hur skapar ni en förändringsvilja bland personalen? Tryck på fördelarna med Office 365. Och förklara VARFÖR ni gör förändringen.

5. FÖRSTÅELSE FÖR TEKNIKEN
För en lyckad implementering är det viktigt att de som är involverade i projektet är väl insatta i apparna och tjänsterna för att till fullo förstå verksamhetsnyttan och hur det kan förbättra era interna och externa arbetsprocesser.

6. IT + VERKSAMHET TILLSAMMANS
Låt inte Office 365 bli en ren IT-fråga utan en verksamhetsutvecklingsfråga. I lyckade Office 365-införanden står IT och verksamhet i nära samarbete.

7. RIKTLINJER
För att skapa bästa förutsättningar för smidig och framgångsrik implementering behöver det finnas tydlighet i riktlinjer för användare. Hur ska just vår organisation jobba?  Vilka verktyg ska vi använda i vilka situationer?

8. INVOLVERA
Involvera! Det är alltid viktigt att få med sig ledningen i förändringsresan och säkerställa att man leder i bevis. Utbilda superusers som ”ambassadörer/förändringsagenter” från flera led i organisationen.

9. KOMMUNICERA OCH UTBILDA
Sprid information via olika kanaler och format. Människor tar till sig information på olika sätt, så det är viktigt att ni maximerar möjligheten att nå fram. Skapa ett behov hos mottagaren att bry sig om budskapet.
Lansera och utbilda i etapper. Office 365 är omfattande och kan lätt upplevas som rörigt och förvirrande om det blir för mycket information. För en etappvis utrullningsplan och låt förändringen ske med små steg i taget.

10. UPPFÖLJNING
Utifrån de mål ni har satt, följ upp resultatet med effektmätning. Det kan t.ex. vara mått på om ni upplever ökat samarbete, effektivitetsförbättring, ökad trivsel etc. Det kan t.ex. göras genom kartläggning. Agera utifrån resultatet och kommunicera i organisationen.
Vill ni ha hjälp med Office 365 planering, kartläggning, utbildning, effektmätning - hör av er till Lexicon! info@lexicon.se  Vi har stor erfarenhet av lyckade Office 365-utrullningar.