Vi börjar med det negativa: även om Power BI hör till Office 365 finns en stor begränsning med den kostnadsfria versionen: du kan inte dela dina rapporter. För att göra det måste du ha en betald licens, och inte bara du utan också alla som ska ta dela v dina rapporter. Det betyder alltså att om hela organisationen ska kunna ta del av dina rapporter, behöver hela organisationen betala för den mer avancerade Power BI-licensen.
Den ekonomiska uppsidan är att det vanligen blir väldigt mycket billigare att ta fram avancerade rapporter med Power BI jämfört med tidigare lösningar, där även ganska enkla modifieringar krävde ett antal dyra konsulttimmar.

Vad är det då man kan göra med Power BI? Ja, i korthet är arbetsgången att man:

• Samlar ihop data: Du kan hämta från databaser, SharePoint, Project, Excel, Google Analytics, webben, textfiler m.m.
• Tala om hur data hör ihop. Anta att du vill se om det finns länder med stor befolkning där ni säljer relativt lite.

• Du hämtar data om försäljning i olika länder från företagets databas, t.ex. en tabell som har kolumnerna Land, Produkt och Försäljning.
• Från webben hämtar du data om befolkningen i olika länder, t.ex. en tabell med kolumnerna Continent (världsdel), Country och Population som verkar bra.
• Du anger hur de hör ihop, dvs. att kolumnen Land från företagets databas är densamma som kolumnen Country i tabellen som hämtades från webben.

• Göra beräkningar av olika slag. För att ta ett mycket enkelt exempel: Om du har en kolumn med Utpris och en kolumn med Produktkostnad kan du beräkna en kolumn Intäkt som är Utpris – Produktkostnad.

Du kan förstås göra väldigt mycket mer komplicerade beräkningar än så!  Power BI har ett helt eget funktionsbibliotek, DAX-funktioner, som du kan använda för t.ex. rullande 12-månaders och andra nyckeltal.

• Göra olika visualiseringar. Till exempel kan vi göra
  • en tabell över vilka länder där vi omsätter minst per person (och alltså har hög potential)
  • ett träddiagram som visar omsättning per världsdel
  • en karta som visar omsättning per land

 

• ett stapeldiagram som visar omsättning per produkt
• en mätare som visar hur långt vi har kvar till årets omsättningsmål.

 

• Spara visualiseringarna som en rapport och göra den tillgänglig för andra. Till exempel kan man dela rapporten med andra, publicera den på den externa webben, publicera den i SharePoint eller skapa en flik i ett Team med rapporten. Men återigen – dela rapporten med andra kräver betalversionen, både för dig som delar och de som är mottagare.
• Något som är väldigt smidigt de olika delarna i rapporten hör ihop, så att om man klickar på exempelvis en stapel kommer övriga delar av rapporten att endast visa det som gäller den valda stapeln. På bilden nedan visar övre bilden omsättningen för hela världen – siffran till höger om träddiagrammet visar 11.78 md. I den nedre har användaren klickat på Nordamerika i nedre vänstra hörnet, och såväl staplar, diagram som omsättningssiffran 6,98 md gäller då Nordamerika.
•  

• Med lite pyssel kan man också få hierarkiskt data. Anta att man har ett stapeldiagram som visar omsättning per år. Med en hierarki kan man klicka på ett valfritt år, och stapeldiagrammet ändras då till att visa omsättningen per månad under det valda året.